Si vas a dar el gran paso y poner tu agencia o si ya la tienes y necesitas manos extras, debes estar seguro de cuánto te va a costar cada persona que contrates.
Contar con personas que te ayuden con los encargos de tus clientes es el paso obligado para el crecimiento de tu negocio. Tu tiempo y tus capacidades son limitadas y mientras más clientes tengas, más difícil será atenderlos tú solo. Necesitas contratar a alguien que te permita avanzar y te haga ganar dinero.
No pierdas el foco, independientemente de que para ti sea más importante tu pasión, tu actividad profesional tiene que ser rentable, y cuando contratas a alguien tienes que asegurarte de que esa persona te va a hacer ganar dinero. Para ello tienes que saber cuánto te va a costar.
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Sueldo
El gasto principal al contratar a alguien es su sueldo, pero no es tan simple como considerar tener todos los meses el monto a pagarle, si quieres que tu negocio funcione de manera estable, tienes que tener asegurado al menos cuatro meses de sueldo por adelantado, por si un mes no consigues clientes, tu capacidad de producción no se verá afectada.
Tiempo
El segundo gasto en el que vas a incurrir es el tiempo. El diseñador que contrates necesitará tiempo para adaptarse al estilo gráfico que buscan tus clientes. Cada programador tiene una forma particular de desarrollar su código y necesitará tiempo para adaptarse a tu forma de trabajo. La adaptación es costosa y es por esta razón que es mejor tener a una misma persona trabajando contigo, en meses altos y bajos, que ir rotando y enseñando lo mismo cada vez.
Seguro médico
El tercer gasto va a depender de cuán formal sea tu negocio; los empleados deberían tener un seguro médico y el resto de los beneficios sociales que las leyes de tu país determinen, pero lo cierto es que esto no siempre se cumple. Ten en cuenta que la decisión que tomes sobre el cumplimiento de las leyes laborales va a traer consecuencias en tu negocio. Si decides dar beneficios, cada empleado te va a costar más, pero ellos también deberán asumir una parte, por lo que su sueldo se verá reducido. Por otro lado, si optas por contratarlos en alguna modalidad que no requiera de un vínculo estable, deberían recibir su sueldo completo, pero esto dará pie a una inestabilidad que no es buena para ellos ni para ti. Sin un contrato de por medio nadie sabe hasta cuando puede contar con la otra parte.
Equipamiento
El cuarto gasto es la estación de trabajo. Es muy importante que tus trabajadores tengan las condiciones apropiadas para su buen desempeño. Un ordenador rápido, un escritorio amplio y una silla cómoda son fundamentales para que la producción de tu equipo no decaiga. Si vas a contratar a alguien en reemplazo de otra persona, es probable que este costo ya lo hayas asumido antes, pero igual deberás darle mantenimiento a los equipos al menos una vez al año.
Herramientas
El quinto gasto tiene que ver con las herramientas administrativas que uses para organizar tu negocio. La más importante será el correo electrónico, ningún miembro de tu equipo debería usar su correo personal para las comunicaciones de tu agencia, lo correcto es asignarle a cada trabajador una cuenta personal bajo el dominio de tu sitio web. Yo uso y recomiendo GSuite que permite usar la interfaz de Gmail y los servicios de Google Drive para mantener conectado todo el flujo de trabajo. El costo de este servicio es de US$5 y US$10, según el plan que se elija, por usuario al mes.
Ambiente
El sexto gasto tiene que ver con el ambiente y el buen trato a tu equipo. Es recomendable que tengas en tu oficina al menos una cafetera que tu personal pueda usar (con café gratis). En mi agencia macadamia, además de la cafetera, hay un frigobar lleno de cervezas, gaseosas y bebidas energizantes, un bol con golosinas y una canasta con snacks de todo tipo que se va renovando cada semana. Es un gasto adicional que hace feliz a mi equipo de trabajo.
Servicios
El séptimo gasto es el más oculto de todos pero que te puede dar muchos dolores de cabeza si no lo controlas: la electricidad. Cada ordenador adicional que conectes a la red eléctrica de tu oficina va a aumentar su consumo y por ende, tus gastos. Procura que tus trabajadores apaguen sus equipos al terminar y no dejen encendidas las luces que no usen. Parece una nimiedad pero puedes darte una sorpresa si sumas el gasto anual de electricidad por cada trabajador de tu agencia.
Limpieza
El octavo gasto tiene tintes escatológicos (por usar un eufemismo). Tus trabajadores necesitarán, eventualmente, usar los servicios higiénicos, y es importante que éstos estén limpios. Gasta en papel higiénico, limpiadores, lejía, jabón, toallas, aromatizadores y todo lo que sea necesario para mantener tus baños saludables.
Otros gastos
Los siguientes gastos son opcionales y van a depender del rol que tenga cada trabajador en tu agencia.
Si va a manejar las cuentas y atender a los clientes vas a necesitar invertir en materiales de representación, tales como tarjetas personales, carpetas de trabajo, una línea móvil con datos de internet (si no es un equipo), movilidad y comisiones.
Si va a poner en práctica una habilidad puede que te sea conveniente que la perfeccione o la combine con otra, por lo que tendrás que gastar en capacitaciones.
Conclusión
Cuando formas una agencia, automáticamente te conviertes en empresario y adquieres una serie de responsabilidades que tienes que atender para que tu empresa tenga éxito. Lamentablemente, muchos creativos que son dueños de una agencia no han sido formados en administración y sus conocimientos sobre finanzas es muy pobre, esto hace que no sepan ni puedan planear qué gastos va a tener su negocio.
La información de este artículo tiene como base mi propia experiencia como dueño de una agencia pequeña, no haber estudiado administración ni tener educación formal en economía o finanzas me hizo gastar mucho más dinero del previsto por cada trabajador que contraté durante los primeros años de mi empresa, pero con el tiempo fui aprendiendo y adaptando mis ingresos para que estuvieran acorde a mis egresos.
No importa cuán hábil y talentoso seas como freelancer, el éxito de tu agencia va a depender de su gente y la única forma de tener un equipo de personas comprometidas es mantenerlas felices. Para lograrlo debes cumplir con tus responsabilidades como empleador.
¿Qué otros gastos incluirías tú en esta lista?
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